ERP (Entreprise Ressource Planning) : à quoi ça sert ?

Définition et caractéristiques d’un logiciel ERP : tout ce qu’il faut savoir

À l’ère du digital, la concurrence entre entreprises n’a jamais été aussi forte. Il en va de même pour les outils de gestion ainsi que d’aide à la prise de décision, qui ne cessent de se multiplier sur le marché. La première difficulté pour les entreprises, peu importe leur taille, consiste à identifier les outils dont elles ont vraiment besoin.

Les ERP font alors leur apparition. Dans le flot des solutions dont l’on peut se doter, ils ont su se démarquer. Et nettement. Focus sur la définition d’un ERP, son mode de fonctionnement, ses caractéristiques et ses différences avec les autres outils professionnels. Détails à suivre.

Qu’est-ce qu’un ERP, ou PGI ?

De manière générale, un ERP est un logiciel professionnel permettant d’optimiser la gestion globale des divers processus opérationnels d’une entreprise. En d’autres termes, le fonctionnement quotidien de l’entreprise en est profondément bouleversé et surtout simplifié. Les traditionnelles communications en interne destinées à s’informer entre services de tel ou tel changement ne sont plus nécessaires. Il en va de même par exemple pour le suivi du chiffre d’affaires en temps réel, sans avoir besoin d’attendre un rapport comptable. Ainsi que pour une coordination parfaite entre les données fournisseurs et les données des ventes sans devoir passer par de nombreux échanges de mails ou appels téléphoniques informatifs.

La liste des tâches pour lesquelles un progiciel d’ERP permet d’économiser du temps est encore longue. Ce qu’il faut retenir, c’est que grâce à la centralisation des données et à leur accessibilité en temps réel par l’ensemble des services, il est très simple d’obtenir une information pertinente et de synchroniser des données.

L’acronyme ERP signifie « Entreprise Ressource Planning ». Il a été traduit en français par le terme « Progiciel de Gestion Intégré », ou PGI. Afin d’entrer dans la catégorie des ERP/PGI, un logiciel doit respecter certaines conditions. Les deux principales conditions sont :

• la construction d’applications et informations étant à la fois indépendantes et compatibles, complémentaires, exploitant une base de données unique en commun,
• l’utilisation d’un moteur de « workflow » afin de garder un suivi rapide et compréhensible de l’ensemble des tâches d’un processus donné, et de pouvoir contrôler leur bonne réalisation dans chaque module du système.

Comment fonctionne un ERP ?

L’essence même d’un ERP est d’offrir une solution de gestion multitâche, complète et performante, tout en se servant d’une unique base de données. Cela constitue sa force, car des tâches habituellement distinctes et chronophages, telles que la vente et la distribution, s’en trouvent habilement gérées et même synchronisées suivant une base de données unique.

En d’autres termes, ce type de logiciel permet de perfectionner la gestion de différentes fonctionnalités d’une entreprise. La clé de son fonctionnement réside dans la centralisation de l’intégralité des données de l’entreprise. Par ce biais, les informations sont condensées, les risques d’erreurs sont minimisés et le suivi est facilité. Enfin un temps précieux et donc de l’argent sont économisés. Ils pourront ainsi être consacrés à des fins plus utiles.

La moindre modification apportée à une donnée précise sera automatiquement retranscrite d’un module à un autre. Une synchronisation de gestion s’opère entre production, achat, vente, stocks et fournisseurs. La pertinence et l’exactitude de la moindre information sont ainsi assurées, et cela en temps réel. Par exemple, les équipes gérant les commandes fournisseurs peuvent à tout moment accéder aux chiffres des ventes. Ils peuvent donc prendre la décision d’effectuer une commande ou non, le tout sans devoir attendre une réponse des vendeurs.

Enfin, nous pouvons souligner que les PME et les auto-entrepreneurs pourront étoffer leur CRM en combinant des fonctions de gestion des opérations et de comptabilité à leur stratégie marketing. De leur côté, les grandes entreprises et multinationales y trouveront un grand intérêt à centraliser et analyser leurs données pour réduire leurs cycles administratifs, étudier les risques, et même intégrer un module de Business Intelligence.

Quel est le véritable coût de mise en place d’un ERP ?

Bien entendu, un tel logiciel représente un certain investissement pour une entreprise, proportionnellement aux avantages qu’il procure. Son coût ne peut pas être évalué à partir d’un seul facteur. Il se décompose plutôt en plusieurs coûts sous-jacents, tels que :

• la licence du progiciel,
• le déploiement du progiciel par des équipes de professionnels,
• la création de la base de données unique,
• la révision et les vérifications d’exactitude et de sécurité de cette même base de données,
• les multiples tests de l’ERP avant validation,
• les ajustements nécessaires de l’ERP sur les exigences propres au secteur d’activité et aux tâches quotidiennes de l’entreprise,
• la configuration des accès de l’ensemble des collaborateurs, ainsi que des différents niveaux d’accréditation,
• la formation des collaborateurs aux fonctionnalités de l’ERP,
• le choix d’avoir un ERP sous forme de logiciel en dur, Cloud ou SaaS.

Avant même d’envisager l’acquisition d’un tel progiciel, une entreprise doit finement analyser en amont ses besoins, son budget ainsi que les fonctionnalités qu’elle espère obtenir de son ERP. Cela permettra d’avoir une vision d’ensemble plus claire dès le départ. Cela permettra aussi de ne pas risquer de commettre des erreurs en matière de configuration ou de déploiement. Au final, on pourra garder autant de contrôle que possible sur le coût total de l’ERP.

Comment préparer ses données avant l’utilisation d’un ERP ?

Un ERP peut être défini comme un bijou de technologie pour l’aspect gestion de toute entreprise. Cependant, un ERP n’est rien sans une base de données solide. Et c’est sur ce point que le travail préparatoire des données s’avère indispensable.

Une entreprise désirant mettre en place un ERP doit ainsi savoir rigoureusement préparer ses données. On entend souvent parler du terme de « reprise » des données. Ces données sont de natures différentes, proviennent de sources multiples et ont des importances variables. Afin de ne pas bâcler le tri des données et leur importation dans l’ERP, plusieurs étapes sont à suivre :

• trier et nettoyer ses données,
• éliminer les doublons et les informations dont la validité n’est plus actuelle,
• enrichir les attributs manquant sur les données,
• vérifier l’exactitude et l’utilité des données conservées,
• s’assurer de la compatibilité du format des données avec le futur ERP,
• importer les données,
• effectuer un contrôle postérieur de la base de données.

Une préparation efficace des données en avance permet de bénéficier d’un déploiement agile de son ERP, et donc d’un ERP pleinement opérationnel.

Quelles sont les différences entre ERP et CRM à connaître ?

Enfin, comment clore ce sujet sans aborder les distinctions entre ERP et CRM.

CRM, pour « Customer Relationship Management », est un terme marketing particulièrement connu. Il fait référence à la gestion de la relation client, à partir de la vente jusqu’à l’analyse de la rentabilité de l’entreprise.

Ce qui différencie principalement ERP et CRM, c’est l’étendue de leurs fonctionnalités. Le CRM se concentre sur la gestion de la relation client, les besoins de ces derniers, les manières dont une entreprise peut l’optimiser ainsi qu’agir sur sa réputation et sa compétitivité. Pour sa part, un ERP se veut être un outil bien plus complet. Un ERP optimise la gestion de l’intégralité des départements et des modules d’une entreprise, sans exception. Il peut être perçu comme le bras droit numérique des entreprises, offrant tant des analyses détaillées que des solutions pertinentes pour chaque aspect quotidien de l’entreprise concernée. De plus, un ERP implique l’utilisation d’une base de données unique et synchronisée en temps réel, ce qui minimise les erreurs et permet de rationaliser les tâches.