La méthode Marie Kondo à la rescousse de vos données

Qui est Marie Kondo ?

Marie Kondo est LA papesse du rangement. Depuis maintenant plus de 10 ans, elle s’est imposée comme une égérie du tri et du minimalisme. Cette consultante japonaise a connu un succès mondial avec son livre La Magie du Rangement qui s’est écoulé à plus de 10 millions d’exemplaires dans le monde.  Elle y présente sa méthode “KonMari” qui lui a ouvert les portes des plus grands talk-shows internationaux ou encore de sa propre émission sur Netflix.

Les conseils de l’experte étant simples et facilement actionnables, ils sont parfaitement applicables au tri numérique.

Marie Kondo tip #1 : imaginer son système de rangement idéal

Avant de se lancer, Marie Kondo conseille de se projeter dans le futur.  Pour la consultante en rangement, il est important de consacrer du temps à la visualisation de son système de rangement idéal.

Posez-vous ces questions :

• à quoi ressemblerait votre boîte mail idéale ?
• votre bureau d’ordinateur rêvé ?

Si l’exercice peut sembler abstrait, il impose une réflexion importante : l’idée est partir de vos besoins réels. Certaines personnes ne peuvent travailler qu’avec une boîte mail triée par catégories de dossiers, d’autres par clients, ou encore vide.

Pour certains, le bureau d’ordinateur parfait ne contient quasiment pas de fichiers, quand d’autres préfèreront un espace emplis de raccourcis.

La clé pour réussir : partir de vos usages et de votre manière de travailler.

Marie Kondo tip #2 : une méthode de tri des emails efficace

On estime qu’un français garde entre 10 000 et  50 000 mails non lus dans sa boîte de réception, de façon permanente. C’est beaucoup ! Et c’est surtout inutile.

Se désinscrire des newsletters de manière automatisée

Une grande part de la pollution numérique de notre boîte mail vient des newsletters. Pour nous faciliter la tâche, des outils en ligne proposent de vous désinscrire facilement.

Parmi eux, on retrouve CleanFox. Ce service très simple permet de connecter votre boîte mail et de recenser facilement toutes les newsletters auxquelles vous êtes inscrit. Une fois cette analyse effectuée, vous n’aurez plus qu’à sélectionner celles que vous souhaitez conserver et vous désinscrire en un clic de celles qui ne vous intéressent plus.

Cleanemail est un autre service intéressant en la matière qui vous propose des services similaires à Cleanfox. Si vous êtes résident hors Union Européenne, Unroll.me, un des pionniers de ce service est aussi une alternative.

Créer des règles de tri sur Gmail

Pour éviter de se faire déborder par l’afflux de mails, vous pouvez établir différentes règles de tri, notamment en fonction de l’expéditeur ou du contenu de l’objet du mail. Par exemple, chaque mail de la part du service comptabilité pourra être rangé dans un catégorie “Compta” et ainsi de suite.

Si vous utilisez Gmail, voici comment faire :

• Pour créer un filtre, rendez-vous dans la barre de recherche et sélectionnez l’icône de filtre.
• Un panneau s’ouvre dans lequel vous pouvez choisir les critères qui vous intéressent : destinataire, objet, taille du mail etc.
• Cliquez ensuite sur créer un filtre pour appliquer un libellé, vous avez la possibilité de créer celui de votre choix ou de sélectionner l’une des catégories de tri prédéfinies par Gmail.
• Dans ce panneau, vous pouvez aussi sélectionner différentes options : marquer le mail comme important, activer le suivi ou encore ne jamais envoyer dans le dossier spam.
• Cliquez ensuite sur créer un filtre et le tour est joué !

Créer des règles de tri sur Outlook

Si vous utilisez Outlook, voici comment faire :

• Sélectionnez « paramètres » puis « afficher tous les paramètres » d’Outlook puis « règles » et « courrier ».
• Cliquez sur “ajouter une nouvelle règle”.
• Vous devez ensuite définir un nom, une condition et une action à minima. Vous pouvez bien sûr combiner plusieurs conditions d’objet, de taille ou encore de nom.
• Enfin, sélectionnez enregistrer pour créer votre règle.

A noter qu’Outlook propose aussi un outil « Ranger ». Ce dernier supprime  en un clin d’œil tous vos courriers indésirables. Il permet aussi de supprimer automatiquement le courrier d’un expéditeur en particulier ou d’archiver voire de supprimer des e-mails datant de plus de 10 jours.

Trier ses emails : les logiciels qui facilitent la vie

Mailstrom est outil qui permet de reprendre le contrôle sur sa boîte mail. Ce logiciel identifie des paquets de courriers connexes et vous permet d’agir sur ce groupe de courriers en toute simplicité. Ainsi, vous pourrez facilement catégoriser ou supprimer des dizaines de mails d’un seul coup. L’avantage d’une solution de ce type, c’est qu’elle suit vos préférences de rangement au lieu de vous contraindre à adopter les siennes.

Des clients mails comme Spark proposent aussi une fonction de tri avancé particulièrement pertinente nommée Spark Inbox. Cette dernière va classer automatiquement vos e-mails.  En outre, Spark propose différentes interfaces dont certaines très minimalistes, parfaites pour une boîte mail apaisée.

Pour un usage plus professionnel, une extension comme Streak CRM permet de combiner Gmail avec des extension CRM utiles. Une manière de gagner du temps dans le tri de vos mails ainsi que la gestion de vos prospects et clients.

Marie Kondo tip #3 : ne garder que ce qui apporte “de la joie”

Selon Marie Kondo l’une des premières choses à faire est de supprimer l’inutile et de ne garder que ce qui apporte “de la joie” (sic).

En effet, comme pour un vêtement que vous ne portez plus, un fichier qui traîne depuis 3 ans sur votre ordinateur n’a peut-être pas beaucoup d’intérêt.

Pour vous aider, des outils comme Ccleaner ou encore CleanMyMac existent. Ces derniers analysent votre disque dur et répertorient les fichiers les plus lourds, les logiciels que vous n’utilisez plus ou encore les différents doublons. L’interface vous permet ensuite de faire le tri et de supprimer les fichiers inutiles. Un bon moyen de faire le tri en quelques minutes !

Si cet article vous a plu, vous retrouverez dans un second article, cette méthode appliquée aux flux de données professionnels. Là encore, l’approche Marie Kondo peut faire des miracles et vous permettre de gagner en efficacité mais aussi en tranquillité d’esprit !